Sembla que la situació actual de país a causa del coronavirus està afectant a tots nivells. Són dies de buscar solucions efectives i eficients per a tots nosaltres, tant en la gestió empresarial com en la del dia a dia personal.
És moment de sumar forces i veure què podem fer per ‘ajudar-nos’ i mantenir-nos ferms davant d’aquesta situació.
Per això avui us ofereixo un recull d’aplicacions i programes que crec que poden ajudar-vos a fer més fàcil la gestió del temps , l’organització interna de tasques i equips i, per què no, poder comprovar que el teletreball pot ser una opció vàlida en alguns casos.
Espero que us sigui d’utilitat:
▪️ Google Drive
És una aplicació integrada al Google, a mode de “núvol” i des del punt de vista de gestió interna i gestió de projectes, és un imprescindible.
Serveix per crear i emagatzemar documents (en formats word, excel, power point, fotos, etc), compartir-los en línia amb altres companys d’equip, visualitzar-los i editar-los a la vegada i, fins i tot, permet descarregar-los en altres formats, com PDF. És una aplicació molt similar al Dropbox, però que per mi, és encara millor perquè forma part de Google i, per tant, et dona totes les altres funcionalitats.
Tens l’opció de connectar-lo amb amb Gmail, Google Calendar, Google Tasks, etc, i per tant, pots veure en la mateixa aplicació el calendari, les tasques pendents, etc. Fins i tot, pots integrar altres aplicacions disponibles per tenir més funcions com Docusign o Asana. I tot, es sincronitza automàticament. Qualsevol cosa que s’introdueix o es modifica, ja siguis tu o el teu equip, es guarda al moment.
Aquesta aplicació és fonamental quan es treballa per projectes, en equip o quan vols organitzar tota la informació digital que arribem a acumular. Es classifica en carpetes, que poden anar tipificades amb colors i que, alhora, poden ser compartides amb altres persones (tant per poder-ho editar, com per poder-ho només visualitzar).
▪️ Boomerang
A tots ens ha passa i, en moments com els d’ara de confinament on la gestió del temps i la conciliació familiar és absolutament un repte diari, que aprofitem moments de tranquil·litat com la nit, per preparar-nos reunions, acabar documents o repassar correus. De fet, ara mateix estic treballant i són les 23.00h de la nit. Doncs aquesta extensió de Gmail és ideal pels que sou com jo.
És una “extensió” de Google, per al servidor de correu Gmail. Una petita aplicació que es descarrega fàcilment i s’integra automàticament al Gmail sense haver de fer absolutament res. A banda que sóc ferma partidària d’utilitzar el servidor de el correu Gmail (per les mil funcionalitats, configuracions i integracions que et dóna) l’extensió de Boomerang permet programar els correus perquè siguin enviats quan ho necessitis (si, si, programar-los) sense necessitat de tenir l’aplicació oberta. És a dir, que jo ara, sigui la hora que sigui, em posaré a revisar i contestar correus i els deixaré programats perquè s’enviin demà a les 8.00h del matí, per exemple. I el millor de tot, és que no m’hauré de preocupar per obrir l’ordinador perquè no cal que l’aplicació estigui oberta. Què? Mola eh?
https://www.boomeranggmail.com/
▪️ Asana
Aquesta aplicació és especialment interessant per aquells amants dels processos interns i per projectes en els que es detallen tasques, responsables i temporalitats. Ideal per controlar el procés d’execució dels projectes de llarg temps o de complexitat en la gestió. Et permet detallar perfectament cada projecte, amb les seves subtasques i assignar responsables, fer el seguiment de les tasques, adjuntar documents, vídeos, enllaços i, fins i tot, veure el procés global en vista general a mode de Diagrama de Gantt. És una aplicació pràctica, intuïtiva i amb múltiples funcionalitats i integracions.
▪️ Toggl
Quan emprenem, ens dediquem tant en cos i ànima al nostre projecte i en convertir-lo en una empresa, que no ens adonem que el primer que s’ha de fer perquè pugui ser una empresa (rentable) és medir exactament el temps que dediquem a fer cada cosa que fem, ja que d’aquesta manera, coneixem el valor real del nostre temps i podem veure si els nostres preus son els que han de ser o, pel contrari, estem perdent molt temps en comparació amb el preu que tenim (per exemple, si estem perdent molt temps amb un servei o un client que, en preu, no ens surt rentable).
Doncs Toggl et dóna precisament aquest coneixement. És ideal per qualsevol emprenedor que vulgui conèixer realment quant temps inverteix en cada cosa que fa o quan temps dedica a certes tasques (comercials, de màrketing, en preparar documentació, en la comptabilitat, etc). Inclou la possibilitat d’integrar-se amb altres aplicacions també, com Asana.
A més a més, també inclou la funció “pomodoro”, que pels que no sou amants de la productivitat i la gestió del temps com jo i no ho coneixeu, és una tècnica de control entre el temps que dediques a treballar (pomodoro) i el temps que dediques a descansar. Està demostrat científicament que si utilitzes aquesta tècnica, pot arribar a augmentar la teva productivitat en més d’un 20%. Doncs Toggl també integra aquesta tècnica i t’ajuda a marcar els pomodoros i els temps de descans, de manera que t’avisa quan s’acaba el temps de feina i toca fer la pausa.
Eines de comunicació:
I per acabar, dues eïnes que poden facilitar al sector dels esdeveniments o de la comunicació per seguir fent xerrades, tallers, formacions o presentacions online, molt necessàries en els dies que vivim i que, cada vegada, s’aniran integrant més en el dia a dia de la nostra gestió empresarial.
▪️ Zoom
Ideal per aquelles persones que es dediquen o, a causa de la necessitat, es volen dedicar a fer cursos, tallers, conferències, xerrades o sessions individuals one to one.
Zoom és una web per vídeo-conferències, que a més, es poden gravar i descarregar a l’ordinador.
Per mi és la millor amb diferència (d’skype o altres), perquè generalment té bona connexió, permet enviar l’enllaç als convidats sense necessitat de registrar-se, permet compartir pantalla i poder ensenyar a la resta el que estàs veient tu al teu ordinador i també és ideal perquè pots utilitzar-lo per programar webinars, conferències on-line, cursos, etc, reservant sales d’espera perquè la gent vagi arribant fins que entris tu i comenci. Es pot programar amb antelació i s’envia correus automàtics als assistents.
Em sembla que, de moment, amb només aquestes 5 aplicacions ja pots aconseguir una mica més de productivitat i organització si fins ara no n’utilitzaves cap. Espero que en provis alguna i realment l’apliquis al teu dia a dia, ja saps que tot aquell coneixement que NO S’APLICA és coneixement perdut. Així que et recomano moltíssim que et posis “manos a la obra” perquè segur que t’ajudaran molt en gestionar-te millor el teu dia a dia.
I, per descomptat, si les apliques, m’encantarà rebre el teu feedback i conèixer si t’ha estat útil, si li trobes a faltar alguna cosa o si has notat algun canvi en el teu dia a dia.
I, si t’has quedat amb gana i tens ganes d’aplicar-te més, estic preparant un tutorial sobre com utilitzar Google Drive que ben aviat publicaré. Apunta’t aquí si t’interessa i no te’l perdis a la que surti en primícia pels subscriptors!